ADOPTED
September 07, 2010

BOARD OF SUPERVISORS
COUNTY OF LOS ANGELES

The Honorable Board of Supervisors
County of Los Angeles
383 Kenneth Hahn Hall of Administration
500 West Temple Street
Los Angeles, California 90012

26

September 7, 2010

SACHI A. HAMAI
EXECUTIVE OFFICER

Dear Supervisors:
APPROVAL OF STANDARDIZED AGREEMENT WITH MORPHO DETECTION, INC. TO PROVIDE
MAINTENANCE SERVICE FOR ITEMISER FX
SUBJECT
This contract is to provide maintenance and support for Itemiser FX units for the County of Los
Angeles Probation Department.
IT IS RECOMMENDED THAT YOUR BOARD:
1. Approve and authorize the Chief Probation Officer to finalize and execute a sole source
agreement with Morpho Detection, Inc. substantially similar in form to the attached agreement for a
2-year term for maintenance services to fifteen (15) Itemiser FX units, with two (2) optional two (2)
year terms for a total cost of $128,250 for each two (2) year term. The agreement is fully funded by
net County cost (NCC) and funding for this agreement is included in the FY 2010-11 Adopted
Budget.
2. Delegate authority to the Chief Probation Officer to prepare and execute modifications to the
recommended agreement for any increases or decreases not to exceed 10% of the agreement
amount and/or 180 days to the period of performance pursuant to the terms contained in the
agreement, upon approval as to form by County Counsel.
PURPOSE/JUSTIFICATION OF RECOMMENDED ACTION
The purpose of the recommended actions is to authorize the Chief Probation Officer to sign an
agreement with Morpho Detection, Inc. (Morpho) to provide maintenance services for fifteen (15)
Itemiser FX units. These devices identify narcotics directly from a finger imprint. They are installed
at the entry points of the Probation Department’s juvenile halls. Visitors are required to be screened

The Honorable Board of Supervisors
9/7/2010
Page 2
before gaining admittance to these facilities. If a controlled substance is detected an alarm sounds
and a computer logs the time, date, and a sample analysis that shows what substance was detected.
The proposed maintenance service agreement will ensure minimal downtime in the event of an
equipment malfunction.
Implementation of Strategic Plan Goals
The recommended actions are consistent with the Countywide Strategic Plan’s, Goal #1 Operational
Effectiveness and Goal #5 Public Safety.
FISCAL IMPACT/FINANCING
The estimated cost for the two-year agreement is $128,250, fully funded by NCC. Funding for this
agreement is included in the FY 2010-2011 Adopted Budget.
FACTS AND PROVISIONS/LEGAL REQUIREMENTS
This is a Non-Prop A agreement. Consequently, there are no departmental employee relations’
issues and it will not result in a reduction of County services.
The Department has evaluated and determined that the Living Wage Program (County Code
Chapter 2.201) does not apply to the recommended agreement.
Probation will not require the contractor to perform services that exceed the Board-approved
agreement amount, scope of work, and/or agreement dates.
CONTRACTING PROCESS
The proposed agreement is recommended for award on a sole source basis because Morpho is the
sole manufacturer of the equipment and there are no other known sources for the maintenance
services to the equipment. The Department previously contracted with GE Homeland Protection for
this service; however, this portion of the company was sold to Morpho.

The Honorable Board of Supervisors
9/7/2010
Page 3
IMPACT ON CURRENT SERVICES (OR PROJECTS)
This maintenance agreement will enable the Probation Department to continue to use the units with
minimal downtime in the event of equipment malfunctions.

Respectfully submitted,

DONALD H. BLEVINS
Chief Probation Officer
DHB:TH:ck
Enclosures
c: Executive Officer, Board of Supervisors
County Counsel
Chief Executive Officer

ATTACHMENT I
Morpho Detection, Inc. 
7151 Gateway Boulevard 
Newark, CA 94560 

 
 
Itemiser® FX Basic Service 
SUPPORT AND MAINTENANCE AGREEMENT 
 
CUSTOMER: 
 
Address:    
City:   
Contact:              
Phone:  
      
Fax:       
      
E‐mail:  
      
Billing Contact:   
Address:    
City:   
Phone:  
      
Fax:       
      
E‐mail:  
      

State:   

Zip:   

MDI Part No.  
Contract Term:   
Contract Start Date:  
Contract End Date:  
Serial Number(s):  

Location:  
Payment Terms:  Net 30 days from the date 
Customer receives a correct and proper invoice 
State:   

Zip:   
MDI office use only: 
Contract Number:  SMA ‐            
Sales Order Number:            

 
Agreement Terms 


Morpho  Detection  will  perform  Corrective  Maintenance  on  the  Covered  Products  referenced  by  specific 
product serial number(s) in this Agreement. 



Products  currently  covered  by  Warranty  or  Support  and  Maintenance  Agreement  are  eligible  for  contract 
coverage.  Products with a lapse in entitlement coverage (not currently covered under Warranty or Support 
and  Maintenance  Agreement)  must  be  evaluated  and  approved  by  Morpho  Detection  before  the  contract 
coverage  can  begin.  Products  must  pass  evaluation  (functional  testing  and  quality  review)  to  be  eligible  for 
contract coverage. Customer is responsible for cost of evaluation and for cost of any repairs necessary prior to 
contract eligibility.  



All maintenance is to be conducted at a Morpho Detection authorized repair facility.  



Morpho  Detection  will  supply  replacement  parts  and  labor  at  Morpho  Detection’s  sole  cost  and  expense. 
Morpho Detection reserves the right to use new or like‐new parts to perform product repairs. 



Covered  Products  requiring  repair  must  be  shipped  to  a  Morpho  Detection  authorized  repair  facility  using 
Morpho  Detection’s  Returned  Material  Authorization  (RMA)  Process.  All  requests  for  maintenance  will  be 
received, dispatched and escalated (as needed) by the Morpho Detection Customer Assistance Center (CAC).  
See Exhibit 1 for the CAC's contact information.  



Shipping: Morpho Detection is responsible for freight charges related to delivering the product to a Morpho 
Detection authorized repair facility. Delivery from the Customer’s location to a Morpho Detection authorized 
repair  facility  will  be  via  standard  ground  delivery.    Product  must  be  shipped  to  Morpho  Detection  in  its 
original case.  If the original case is not available, a replacement case must be purchased. Morpho Detection is 
responsible for return freight charges.  Return freight will be standard ground delivery.  Customer may request 
expedited shipment.  Expedited shipping charges are the Customer’s responsibility. 



Depot  Maintenance  Time  (DMT):  All  product  repairs  will  be  accomplished  by  Morpho  Detection  and  the 
product returned to Customer in good working order within seven (7) business days from the date of receipt 

– Basic Service Agreement Template 

ATTACHMENT I
Page 2 of 10

of  the  product  at  a  Morpho  Detection  authorized  repair  facility.      If  unusual  circumstances  will  delay 
completion  of a  covered  repair  beyond  the  above‐stated DMT, Morpho  Detection  will  advise  Customer  in  a 
timely manner and make reasonable efforts to identify a mutually acceptable alternate solution.  DMT will be 
calculated beginning when the product is received at a Morpho Detection authorized repair facility and ending 
when the product is shipped from the repair facility.   


Technical  Support:  To  facilitate  Morpho  Detection’s  timely  diagnosis  and  repair  of  the  product  under  this 
Agreement, Morpho Detection will provide 24/7/365 telephone support as needed, via the Morpho Detection 
CAC.  See Exhibit 1 for the CAC’s contact information.  



Consumables: Only consumable part costs incurred during troubleshooting and repair at a Morpho Detection 
authorized repair facility are covered.  All other consumable part costs are not covered.    



Software  Upgrades:  Customer  shall  receive  any  software  upgrades  pertaining  to  the  Covered  Product(s) 
released  during  the  term  of  this  Agreement.    This  paragraph  does  not  guarantee  that  any  upgrades  will  be 
released.  Customer shall be responsible for installing any upgrades. 



If  this  Agreement  is  being  purchased  concurrently  with  the  purchase  of  the  Covered  Products,  the  benefits 
described herein shall begin at the date of installation and end on the Contract End Date stated above. 



Should it be determined that a product’s failure was caused by operator misuse or abuse, adverse operating 
conditions,  or  inappropriate  shipping  methods,  Customer  will  be  billed  by  Morpho  Detection  for  all  labor 
hours (at the then current labor rates), replacement parts (at prevailing list prices) and shipping charges. 



No refunds will be given after the Contract Start Date. 



This contract is governed by the attached Terms and Conditions, which shall be in addition to the terms of this 
Agreement, and shall control over any inconsistent terms in any documents received from any purchaser of 
goods or services hereunder. 

 
Financials 
Number of Products Covered:   
Contract Details and Total 
Selling Price 

Term of Contract:   
Price per Product:   
Total Contract Selling Price:   

 

– Basic Service Agreement Template 

ATTACHMENT I
Page 3 of 10

 
This Agreement between Morpho Detection, Inc. (herein “Morpho Detection” or “MDI”) and the Customer named 
above (the “Customer”) consists of this Support and Maintenance Agreement, the attached Terms and Conditions, 
the attached Exhibits and any attached addenda executed by a duly authorized representative of each party (“this 
Agreement”).    This  Agreement  is  the  entire  and  integrated  agreement  between  the  parties,  reflects  the  entire 
understanding of matters related hereto and supersedes all prior negotiations, representations and agreements, 
whether written or oral.   
 
 
Agreed and Accepted by: 
Morpho Detection, Inc. 

Customer:             

By: __________________________________ 

By: ____________________________________ 

Title: ________________________________ 

Title: __________________________________ 

Date: ________________________________ 

Date: __________________________________ 

 
 
 

– Basic Service Agreement Template 

ATTACHMENT I
Page 4 of 10

TERMS AND CONDITIONS 
 
1.    Conditions.    The  sale  of  any  services  or  products,  and  the  integration  thereof,  ordered  by  the  Customer  is 
expressly conditioned upon the terms and conditions contained or referenced herein.  Any additional or different 
terms and conditions set forth in the Customer’s purchase order or similar communication are expressly objected 
to and will not be binding upon MDI unless specifically agreed to in writing by an authorized MDI employee. 

 
2.  Order of Precedence.  Unless otherwise provided in this Agreement, in case of conflicts between provisions of 
this Agreement,  
a) The Support and Maintenance Agreement shall prevail over the Terms and Conditions; and 
b) Duly executed addenda (if any) shall prevail over the Support and Maintenance Agreement. 
 
3.    Covered  Products.    This  Agreement  applies  only  to  those  products  that  are  listed  by  serial  number  in  the 
Support  and  Maintenance  Agreement  (“the  Products”)  and  located  at  the  location  stated  in  the  Support  and 
Maintenance Agreement.   
 
4.  Term.  MDI’s maintenance and repair obligations under this Agreement will commence on the Contract Start 
Date  stated  in  the  Support  and  Maintenance  Agreement,  and  will  continue  for  the  Contract  Term  stated  in  the 
Support and Maintenance Agreement, ending on the Contract End Date stated in the Support and Maintenance 
Agreement. 
 
5.    Maintenance  and  Parts.    As  used  in  this  Agreement,  maintenance,  parts  ,  and  consumables  are  defined  as 
follows: 
a) “Corrective  Maintenance”  means  the  response  to  the  Customer’s  request  for  assistance  or  repair.  
Corrective  Maintenance  includes  correcting  basic  problems  and  identifying  the  need  for  repairs.    Corrective 
Maintenance also includes diagnosis using available software tools, adjustments and replacement of parts subject 
to  normal  wear,  and  diagnosis  and  replacement  of  repairable  and  consumable  parts.  Corrective  Maintenance 
includes testing, calibration and adjustment of the Products as necessitated by a repair or replacement. 
b) “Defective Part” means any part that MDI determines is not functioning per specifications and is not 
repairable.  Defective part does not include any consumable.  “Consumable” means any part that is consumed or 
subject to wear during normal operation, including but not limited to dopants, air filters, sample traps, detector 
membranes, etc. 
 
6.  Scope of Support Plans.  During the term of this Agreement, MDI will provide the Return to Base Support Plan 
stated in the Support and Maintenance Agreement, as defined below: 
a) Under  the  Return  To  Base  Support  Plan,  MDI  will  provide  authorized  repair  facility  Corrective 
Maintenance, and telephone support as required by Customer.  
b) Under the Return To Base Support Plan, MDI will provide Customer with software updates for “bug 
fixes.”    
c) Unless otherwise stated in this Agreement, MDI will use reasonable efforts to respond by telephone 
within sixty (60) minutes when contacted using any of the phone numbers included in Exhibit 1.  
 
7.    Excluded  Services.    MDI  is  under  no  obligation  to  perform  maintenance  or  remedial  service,  or  to  provide 
replacement  parts,  in  connection  with  (i)  repairs  or  maintenance  of  items  external  to  the  Products  or  of 
accessories, attachments, supplies, or other devices not furnished by MDI; or (ii) damage or failure caused by any 
intentional or negligent act by Customer’s or user’s employees, agents or invitees or by any other party not under 
MDI’s control. 
 
8. Payments and Financial Conditions.  
a) Except  as  otherwise  specified  by  MDI  in  its  quotation,  pro  rata  payments  shall  become  due  as 
shipments are sent.  If MDI agrees to delay shipments after completion of any product, payment shall become due 
on the date when MDI is prepared to send the shipment.  In the event of any such delay, title shall pass as of the 
date when MDI is prepared to send the shipment and products shall be held at Customer’s risk and expense.  All 
– Basic Service Agreement Template 

ATTACHMENT I
Page 5 of 10

payments  shall  be  made  without  set‐off  for  claims  arising  out  of  other  sales  by  MDI.    Unless  otherwise  agreed, 
payments shall be made by wire transfer upon receipt of invoice. 
b) Customer  shall  pay  the  Total  Contract  Selling  Price  stated  in  the  Support  and  Maintenance 
Agreement,  plus  Taxes  (in  accordance  with  Article  9),  according  to  the  terms  stated  in  the  Support  and 
Maintenance Agreement.  Credit terms are available upon MDI’s approval.  Customer shall pay the amount due for 
any parts, maintenance or services that are not included in the Total Contract Selling Price, plus Taxes, within thirty 
days  of  receipt  of  an  invoice  therefor.    Any  extension  of  payment  period  shall  require  prior  written  approval  of 
MDI.   
c)  All payments required by this Agreement shall be made in United States dollars.  Customer shall, at 
its sole expense, institute and complete any necessary currency exchange transactions or government proceedings 
for payment in United States dollars.  Payment shall be by wire transfer or other same‐day available funds.  Upon 
MDI’s approval, payment may be made by check, on credit terms or by sight draft against an irrevocable letter of 
credit. 
d) If Customer’s financial condition at any time does not, in the judgment of MDI, justify continuance of 
the  work  to  be  performed  by  MDI  hereunder  on  the  agreed  terms  of  payment,  MDI  may  require  full  or  partial 
payment in advance or shall be entitled to terminate the contract and receive termination charges.  In the event of 
Customer’s  bankruptcy  or  insolvency  or  in the  event  any proceeding  is brought  against  Customer,  voluntarily  or 
involuntarily, under bankruptcy or insolvency laws, MDI shall be entitled to terminate any order then outstanding 
at any time during the period allowed for filing claims against the estate and shall receive reimbursement for its 
termination charges.  MDI’s rights under this Article are in addition to all rights available at law or in equity. 
 
9. Taxes.  In addition to any price specified herein, Customer shall pay, or reimburse MDI for, the gross amount of 
any present or future sales, use, excise, value‐added, or other similar tax applicable to the price, sale or delivery of 
any products or services furnished hereunder or to their use by MDI or Customer, or Customer shall furnish MDI 
with evidence of exemption acceptable to the taxing authorities. 
 
10.    Insurance.    During  the  Term  of  this  Agreement,  MDI  will  cover  its  employees  with  Workers  Compensation 
Insurance, and maintain valid Public Liability and Property Damage Insurance.   
 
11. Warranty.   
a) MDI  warrants  to  Customer  that  products  and  any  services  furnished  hereunder  will  be  free  from 
defects in material and workmanship and will be of the kind and quality specified in the MDI written quotation.  
The foregoing shall apply only to failures to meet said warranties which appear within ninety (90) days from the 
date of shipment.  Consumable items (such as filters, membranes, seals and other identified items) are excluded 
from this warranty. 
b) In no case does this warranty apply to any failure or nonconformance with specifications caused by 
or attributable to any associated or complementary products not supplied under this contract.  The warranty and 
remedies are conditioned upon (i) proper storage, installation, use and maintenance, and conformance with any 
applicable  recommendations  of  MDI,  and  (ii)  Customer  promptly  notifying  MDI  of  any  defects  and,  if  required, 
promptly making the product available for service. 
c)
If  any  product  or  service  fails  to  meet  the  foregoing  warranties,  MDI  shall  thereupon  correct  any 
such failure either, at its option, (i) by repairing any defective or damaged part or parts of the products, and/or 
reperforming any defective service, or (ii) by making available, F.O.B. the MDI plant or other mutually agreed upon 
point  of  shipment,  any  necessary  repaired  or  replacement  parts.    If  reperformance  is  not  practicable,  MDI  will 
furnish without charge services in an amount essentially equal to those that, in the sole judgment of MDI, would 
have  been  required  for  reperformance.    Where  a  failure  cannot  be  corrected  by  MDI’s  reasonable  efforts,  the 
parties will negotiate an equitable adjustment in price. 
d) THE PRECEDING PARAGRAPHS SET FORTH THE EXCLUSIVE REMEDIES FOR CLAIMS BASED ON DEFECT 
IN OR FAILURE OF PRODUCTS OR SERVICES, WHETHER THE CLAIM IS IN CONTRACT, INDEMNITY, WARRANTY, TORT 
(INCLUDING NEGLIGENCE), STRICT LIABILITY OR OTHERWISE.  Upon the expiration of the warranty period, all such 
liability  shall  terminate  and  the  Customer  shall  have  a  reasonable  time,  not  to  exceed  thirty  (30)  days  after  the 
warranty period, to give written notice of any defects that appeared during the warranty period.  EXCEPT AS SET 
FORTH  IN  ARTICLE  12,  “PATENTS”,  THE  FOREGOING  WARRANTIES  ARE  EXCLUSIVE  AND  IN  LIEU  OF  ALL  OTHER 

– Basic Service Agreement Template 

ATTACHMENT I
Page 6 of 10

WARRANTIES,  WHETHER  WRITTEN,  ORAL,  IMPLIED  OR  STATUTORY.    NO  IMPLIED  STATUTORY  WARRANTY  OF 
MERCHANTABILITY OR FITNESS FOR PARTICULAR PURPOSE SHALL APPLY.  MDI does not warrant any products or 
services of others designated by Customer. 
 
12. Patents.   
a)
Subject  to  the  provisions  of  this  Article,  MDI  warrants  that  products,  services,  or  products  and 
services in combination, furnished under this contract shall be delivered free of any rightful claim of any third party 
for infringement of any United States patent.  If notified promptly in writing and given authority, information and 
assistance, and contingent upon Customer not taking any position adverse to MDI in connection with such claim, 
MDI  shall  defend,  or  may  settle  at  its  expense,  any  suit  or  proceeding  against  Customer  so  far  as  based  on  a 
claimed  infringement  which  would  result  in  a  breach  of  this  warranty  and  MDI  shall  pay  all  damages  and  costs 
awarded therein against Customer due to such breach. In case any product, service or combination thereof is in 
such suit held to constitute such an infringement and the use of said product or service is enjoined, MDI shall, at its 
expense  and  option,  either  procure  for  Customer  the  right  to  continue  using  said  product  or  service,  or  replace 
same with a non‐infringing product or service, or modify same so it becomes non‐infringing, or remove the product 
or  halt  the  service  and  refund  the  purchase  price  (less  reasonable  depreciation  for  any  period  of  use)  and  any 
transaction  costs  separately  paid  by  Customer.    The  foregoing  states  the  entire  liability  of  MDI  for  patent 
infringement relating to products, services or any combination thereof. 
b)
The  preceding  paragraph  shall  not  apply  to  any  product  or  service  specified  by  Customer  or 
manufactured to Customer’s design, or to the use of any product in combination with products not provided by 
MDI. 
 
13.  Software.    Unless  subject  to  a  separate  license  agreement,  any  software  furnished  hereunder  whether 
separate  or  incorporated  with  supplied  hardware,  including  any  subsequent  updates,  is  furnished  under  the 
following terms and conditions: 
a)
The software, and any part thereof, is designed for use only on the unit on which the software is 
first installed. 
b)
No exclusivity of use of the software is transferred to Customer. 
c)
Software  and  documentation  copyrighted  by  MDI  shall  not  be  copied  in  whole  or  in  part,  but 
additional copies of software and documentation in printed form may be obtained from MDI or its representatives 
at MDI’s then‐standard charges, subject to applicable import and export, and sensitive security information laws 
and regulations.  Customer agrees that any copyright, proprietary, trade secret or similar notices appearing on and 
in  software  will  be  reproduced  and  included  on  and  in  any  modifications  and  copies,  in  whole  or  in  part,  of 
software. 
d)
The  source  code  for  software  is  not  included  unless  specifically  listed  as  an  item  in  the  MDI 
specification. 
e)
On occasion, third party licensed software is provided.  It will be identified as such and Customer 
will be required to complete any sublicense specified by the software licensor and provided by MDI. 
f)
If a separate software license agreement is required by MDI, Customer shall execute the software 
license agreement on or before installation, and the provisions of the separate software license agreement shall 
supercede the foregoing subparagraphs to the extent they are inconsistent with such license. 
 
14. Delivery, Title and Risk of Loss. 
a)
Delivery  dates  are  approximate  and  are  based  upon  prompt  receipt  of  all  necessary  information 
from Customer. Unless otherwise specified by MDI, title shall pass to the Customer when products are placed in 
the hands of the carrier at the point of shipment, or on a pro rata basis as services are performed.   
b)
If any part of the products cannot be shipped when ready due to any cause referred to in Article 15 
“Excusable Delays”, herein, MDI may place such products in storage (which may be at the place of manufacture).  
In  such  an  event  (i)  MDI  shall  notify  Customer  of  the  placement  of  any  products  in  storage,  (ii)  MDI’s  delivery 
obligations shall be deemed fulfilled and title and all risk of loss or damage shall thereupon pass to Customer, (iii) 
any  amounts  otherwise  payable  to  MDI  upon  delivery  shall  be  payable  upon  presentation  of  MDI’s  invoices 
therefore and its certification as to such cause, (iv) promptly upon submission of MDI’s invoices, Customer shall 
reimburse  MDI  for  all  expenses  incurred  by  MDI,  such  as  preparation  for  and  placement  into  storage,  storage, 

– Basic Service Agreement Template 

ATTACHMENT I
Page 7 of 10

handling,  inspection,  preservation  and  insurance,  and  (v)  when  conditions  permit  and  upon  payment  of  all 
amounts due hereunder, MDI shall assist and cooperate with Customer in any reasonable manner with respect to 
the removal of any products placed in storage. 
 
15. Excusable Delays.  MDI shall not be liable for delays in delivery or performance, or for failure to manufacture, 
deliver  or  perform,  due  to  (i)  a  cause  beyond  its  reasonable  control,  or  (ii)  an  act  of  God,  act  of  Customer, 
prerequisite  work  by  others,  act  of  civil  or  military  authority,  Governmental  priority,  strike  or  other  labor 
disturbance,  flood,  epidemics,  war,  riot,  transportation  delay  or  shortage,  or  (iii)  inability  on  account  of  a  cause 
beyond the reasonable control of MDI to obtain necessary material, components, services or facilities.  MDI will 
notify Customer promptly of any material delay excused by this Article and will specify the revised delivery date as 
soon as practicable.  In the event of any such delay, there will be no termination and the date of delivery or of 
performance  shall  be  extended  for  a  period  equal  to  the  time  lost  by  reason  of  the  delay.    In  the  event  MDI  is 
delayed by acts of the Customer or by prerequisite work by other contractors or suppliers of the Customer, MDI 
shall be entitled to an equitable price adjustment in addition to an extension of the time of performance. 
 
16. Limitations of Liability.   
a)
Except as provided in Article 12, “Patents”, in no event, whether as a result of breach of contract, 
indemnity, warranty, tort (including negligence), strict liability or otherwise, shall MDI’s liability to Customer or its 
insurers  for  any  loss  or  damage  arising  out  of,  or  resulting  from  this  Agreement,  or  from  the  performance  or 
breach thereof, or from the products or services furnished hereunder, exceed the price of the specific product or 
service which gives rise to the claim. 
b)
In  no  event,  whether  as  a  result  of  breach  of  contract,  indemnity,  warranty,  tort  (including 
negligence), strict liability or otherwise, shall MDI be liable for any special, consequential, incidental or exemplary 
damages including, but not limited to, loss of profit or revenues, loss of data, loss of use of the products or any 
associated  equipment,  damage  to  associated  equipment,  cost  of  capital,  cost  of  substitute  products,  facilities, 
services  or  replacement  power,  downtime  cost,  or  claims  of  customers  of  Customer  for  such  damages.    If  the 
products or services being provided by MDI will be furnished by Customer to a third party by contract or otherwise 
or  relate  to  a  contract  between  the  Customer  and  a  third  party,  Customer  shall  obtain  from  such  third  party  a 
provision affording MDI the protection of this Article. 
c)
If  MDI  furnishes  Customer  with  advice  or  other  assistance  which  concerns  any  product  supplied 
hereunder  or  any  system  or  equipment  in  which  any  such  product  may  be  installed  and  which  is  not  required 
pursuant  to  this  Agreement,  the  furnishing  of  such  advice  or  assistance  will  not  subject  MDI  to  any  liability, 
whether in contract, indemnity, warranty, tort (including negligence), strict liability or otherwise.  For the purposes 
of this Article, the term MDI includes MDI subcontractors and suppliers. 
 
17. Changes, Deletions and Extra Services.   
a)
Customer may, by written change order, request changes within the general scope of any services 
provided.  If any such change will result in an increase or decrease in the cost or time required for the performance 
of any part of the project under this Agreement, there shall be an equitable adjustment to the contract price or in 
the time for performance, or both.  MDI shall not be obligated to proceed with the changed or extra services until: 
(i) the value of such changes or extra services and the effect on the schedule of completion of the services have 
been agreed upon; and (ii) the change order has been signed by MDI and Customer. 
b)
Upon submission of a written request by the Customer to MDI to perform extra services or to alter, 
add  to,  or  deduct  from  the  services  provided,  MDI  shall  submit  to  the  Customer  the  contract  price,  or  any 
adjustments to the warranty or guarantee obligations or any other impacts which would result from the change.  If 
the Customer elects to proceed with the changed services, Customer shall issue a Change Order to MDI authorizing 
such adjustments as agreed to by the Customer and MDI.  The prices of any extra or change shall be determined in 
one or more of the following ways: (i) by mutually agreed firm lump sum price, or (ii) by unit prices specified in the 
contract or agreed upon, or (iii) by cost and negotiated percentage of cost or fixed fee. 
c)
At any time and with prior consent of Customer in case of material changes, MDI reserves the right 
to  make  changes  in  design,  construction,  arrangement  or  products,  provided  such  changes  do  not  result  in  any 
increase in the contract price or time for performance or alter the performance guarantees or warranty obligations 
set forth herein.  Customer shall not unreasonably withhold its consent in case of material changes. 

– Basic Service Agreement Template 

ATTACHMENT I
Page 8 of 10

 
18. Conditions Affecting the Services.  Customer shall advise MDI of the location and nature of any known unusual 
conditions  which  would  affect  the  services.  MDI  shall  be  entitled  to  assume  that  any  site  data  furnished  by 
Customer is accurate and complete.  MDI shall promptly notify Customer of:  (i) any conditions a the site which 
materially  differ  from  those  indicated  in  the  information  furnished  by  Customer;  (ii)  any  previously  unknown 
physical  conditions  at  the  site  of  an  unusual  nature,  not  revealed  by  previous  investigations  and  differing  from 
those ordinarily encountered in the type of services provided for in this Agreement; (iii) the suspected presence of 
any  toxic  substances,  hazardous  substances,  or hazardous  wastes  (as  such  terms  may  be  defined  in  any federal, 
state or local statue, ordinance or regulations) which require special handling and/or disposal; or (iv) the presence 
of archaeological remains.  If such conditions cause an increase in MDI’s cost or time for performance of any part 
of this Agreement, MDI shall be entitled to an equitable adjustment in the contract price and an extension in the 
time for performance. 
 
19. Termination.  Notwithstanding anything else contained herein, this Agreement may be terminated: 
a)
By MDI upon any default by Customer in the payment of any amount due to MDI hereunder, 
b)
By MDI upon Customer’s failure to pay any debt to MDI, 
c)
By MDI upon Customer’s bankruptcy, insolvency or receivership,   
d)
By  Customer  upon giving  written  notice  to MDI  if  a  Covered  Product  is  lost,  stolen, destroyed  or 
damaged  beyond  economic  repair;  provided  that  the  Agreement  shall  be  terminated  only  as  to  those  Covered 
Products that are a complete loss, 
e)
By either party upon giving written notice that the other party has committed a serious breach of 
this Agreement (other than any default by Customer in payment, which is governed by subparagraph a) above) and 
has failed to remedy the breach within thirty (30) days of written notice of such breach and intention to terminate, 
or 
f)
By MDI upon any material default by Customer not cured within fifteen (15) days of the date MDI 
notifies Customer of such default.    
 
 
20. General.  
a)
Any  MDI  product  or  services  provided  hereunder  shall  be  considered  a  “commercial  item”  as 
defined in FAR PART 2, 2.101 Definitions and in accordance with FAR 52.244‐6.  If the reasonableness of the price 
cannot be established through the presence of adequate price competition or price elaboration, if cost or pricing 
data  should  be  required  for  any  other  reason,  or  if  the  service  cannot  be  considered  a  “commercial  item”,  MDI 
reserves the right to withdraw this proposal without penalty. 
b)
Unless otherwise specified by MDI, any quotation of MDI shall expire thirty (30) days from the date 
of issuance and may be modified or withdrawn at any time prior to the date of Customer’s order. 
c)
Customer  may  terminate  an  order  only  upon  paying  MDI  its  termination  charges  determined  in 
accordance with MDI’s standard accounting practices upon submission of MDI’s invoices therefore.  Termination of 
an order shall not relieve either party of any obligation arising out of work performed prior to termination. 
d)
MDI  reserves  the  right  to  subcontract  any  of  the  work  to  one  or  more  subcontractors.    The 
delegation or assignment by either party of any or all of its duties or rights hereunder without the other party’s 
prior written consent shall be void, except that MDI may, without prior written consent of the Customer, assign 
this  Agreement  to  a  successor  in  interest  by  merger,  by  operation  of  law,  by  purchase,  or  otherwise,  or  to  any 
entity at least 50% of whose stock or other equity interest is beneficially owned, directly or indirectly, by MDI or 
any affiliate of MDI. 
e)
Any representation, warranty, course of dealing or trade usage not contained or referenced herein 
will not be binding on MDI.  This Agreement contains the entire and only agreement between Customer and MDI 
with  respect  to  terms  and  conditions  and  supersedes  and  cancels  all  previous  negotiations,  agreements, 
commitments,  representations  and  writings  in  respect  thereto.    This  Agreement  may  not  be  amended, 
supplemented,  changed  or  modified  in  any  manner,  orally  or  otherwise,  except  by  an  instrument  in  writing  of 
concurrent or subsequent date, signed by a duly authorized representative of each party. 
f)
The  validity,  performance  and  all  matters  relating  to  the  interpretation  and  effect  of  this 
Agreement  and  any  amendment  hereto  shall  be  governed  by  the  law  of  the  State  of  New  York,  excluding  its 

– Basic Service Agreement Template 

ATTACHMENT I
Page 9 of 10

conflict  of  law  rules.    The  invalidity,  in  whole  or  part,  of  any  of  the  articles  or  paragraphs  in  these  Terms  and 
Conditions will not affect the remainder of such article or paragraph of any other article or paragraph. 
g)
The  provisions  of  this  Agreement  are  for  the  benefit  of  the  parties  hereto  and  not  for  any  other 
person except as specifically provided herein. 

– Basic Service Agreement Template 

ATTACHMENT I
Page 10 of 10

EXHIBIT 1 
 
Morpho Detection Customer Assistance Center (CAC) – Contact Information 
 
U.S. & Canada: 
1‐877‐877‐1008 (toll free) or 510‐739‐2585 
 
Australia: 
800‐147‐147 (toll free) 
 
France: 
00800‐0800‐0900 (toll free) or 0032‐1627‐0815 
  
UK:  
44‐1784‐229‐800  
 
Worldwide: 
510‐739‐2585 
 

 

– Basic Service Agreement Template 

ATTACHMENT II
Page 1 of 2

SOLE SOURCE CHECK LIST

Check

JUSTIFICATION FOR SOLE SOURCE CONTRACTS

( ,I)

Identify applicable justification and provide documentation for each
checked item.

~ Only one bona fide source for the service exists; performance
and price competition are not available.

~ Quick action is re uired (emer enc situation).
~ Proposals have been solicited but no satisfactory proposals

were received.
~ Additional services are needed to complete an ongoing task

and it would be prohibitively costly in time and money to seek a
new service provider.

,(

~ Maintenance service agreements exist on equipment which
must be serviced by the authorized manufacturer's service

representatives.
~ It is more cost-effective to obtain services by exercising an
option under an existin contract.
~ It is in the best interest of the County, e.g., administrative cost
savings, excessive learning curve for a new service provider,

etc.
~ Other reason. Please explain:

tg;~~)/¿)
,

Date

ATTACHMENT II
Page 2 of 2

COUNTY OF LOS ANGELES - PROBATION DEPARTMENT
JUSTIFICATION FOR A SOLE SOURCE AGREEMENT

BACKGROUND
The Probation Department owns 15 Morpho VaporTracer2 units. These are

handheld devices capable of detecting all common narcotics.

These devices identify narcotics directly from a finger imprint. They are installed
at the entry points of the Probation Department's juvenile halls. Visitors and

newly detained minors are required to be screened before gaining admittance to

these facilities. If a controlled substance is detected an alarm sounds and a
computer logs the time, date, and a sample analysis that shows what substance

was detected.
Visitors are required to be screened before gaining admittance to Probation's
residential facilities.

The proposed maintenance service agreement will ensure minimal downtime in
the event of an equipment malfunction.
SOLE SOURCE JUSTIFICATION

The proposed agreement is recommended for award on a sole source basis
because Morpho is the sole manufacturer of the equipment and there are no
other known sources for the maintenance services to the equipment.